Vorabzustimmung für Auszubildende
und Fachkräfte aus dem Ausland

Der deutsche Arbeitsmarkt ist in vielen Branchen von einem eklatanten Fachkräftemangel geprägt – insbesondere in der Pflege, im Handwerk und in anderen technischen Berufen​. Immer mehr Unternehmen suchen daher international nach geeigneten Auszubildenden und Fachkräften. Die Einstellung von Personal aus Nicht-EU-Staaten ist jedoch mit einigen behördlichen Hürden verbunden. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit (BA). Mit diesem Instrument können deutsche Arbeitgeber den Prozess der Arbeitsmarktzulassung für ausländische Bewerber deutlich beschleunigen​. In diesem Blogartikel erfahren Sie, was es mit der Vorabzustimmung auf sich hat und wie Sie diese erfolgreich für internationale Auszubildende und Fachkräfte nutzen. Sie erhalten einen Überblick über den rechtlichen Rahmen, praxisnahe Tipps zum Antragsverfahren sowie branchenspezifische Hinweise – unter anderem für die Pflege, das Handwerk und Fleischereien. Am Ende zeigen wir Ihnen, wie Power4You Sie bei diesem Prozess unterstützen kann, und laden Sie ein, weiterführende Informationen einzuholen.

Was ist die Vorabzustimmung?

Die Vorabzustimmung ist eine vorherige Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit zur Beschäftigung einer ausländischen Arbeitskraft. Sie wird vor der Einreise bzw. vor Beantragung des Visums eingeholt, um die Arbeitsmarktprüfung vorwegzunehmen. Hintergrund ist, dass für Staatsangehörige aus Drittstaaten (Nicht-EU-Ländern) die BA grundsätzlich der Beschäftigung zustimmen muss, damit ein Visum oder Aufenthaltstitel zur Arbeitsaufnahme erteilt werden kann​. Normalerweise wird die BA in einem behördeninternen Verfahren vom Ausländeramt oder der Auslandsvertretung eingeschaltet, sobald der Visumantrag gestellt ist. Dieses Verfahren können Sie als Arbeitgeber jedoch proaktiv beschleunigen, indem Sie selbst direkt bei der BA die Zustimmung beantragen – eben die sogenannte Vorabzustimmung​. Ist die Entscheidung positiv, erhalten Sie ein Schreiben über die Zustimmung zur Beschäftigung, das dem Visumantrag beigelegt wird. Die ausländische Fachkraft kann damit direkt das Arbeitsvisum bei der Botschaft beantragen, ohne dass dort noch die umfangreiche Arbeitsmarktprüfung stattfinden muss​. In der Regel verkürzt dies das Visumverfahren erheblich.

Warum ist sie erforderlich? 

Die Vorabzustimmung ist zwar keine gesetzliche Pflicht, aber in vielen Fällen äußerst sinnvoll. Ohne Vorabzustimmung würde die Prüfung der Arbeitsmarktzulassung erst während des Visumverfahrens stattfinden, was zu Verzögerungen von mehreren Wochen oder gar Monaten führen kann. Mit Vorabzustimmung liegen der Botschaft bereits alle notwendigen Zustimmungen vor, sodass bestimmte Schritte entfallen und das Visum oft schneller erteilt wird​. Für das Unternehmen bedeutet dies: schnellere Klarheit und Planbarkeit, wann die Fachkraft oder der Azubi aus dem Ausland tatsächlich beginnen kann. Rechtlich basiert die Vorabzustimmung auf § 39 Aufenthaltsgesetz und § 36 Abs. 3 Beschäftigungsverordnung​. Zu beachten ist, dass keine Vorabzustimmung nötig ist, wenn Sie EU-Bürger oder gleichgestellte Staaten (EWR, Schweiz) beschäftigen – diese benötigen keine Arbeitserlaubnis​. Bei Drittstaatlern hingegen ist die BA-Zustimmung der Normalfall. Die Vorabzustimmung selbst ist sechs Monate gültig ab Ausstellungsdatum​. Innerhalb dieser Frist muss der ausländische Mitarbeiter das Visum bzw. den Aufenthaltstitel erhalten haben, sonst muss die BA-Prüfung erneut durchgeführt werden. Zuständig für die Bearbeitung ist die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) der BA​, die für Arbeitgeber in ganz Deutschland diesen Service bietet.

Vorabzustimmung für Auszubildende

Welche Unternehmen können internationale Auszubildende einstellen? 

Grundsätzlich kann jedes ausbildungsberechtigte Unternehmen Auszubildende aus dem Ausland rekrutieren. Seit Inkrafttreten des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes gibt es keine Beschränkung mehr auf sogenannte Mangelberufe – alle anerkannten Ausbildungsberufe stehen auch Bewerbern aus Drittstaaten offen​. Wichtig ist jedoch, dass Ihr Betrieb die Voraussetzungen erfüllt, um auszubilden. Das heißt, Sie müssen als Ausbildungsbetrieb zugelassen sein (Eintrag bei der zuständigen IHK/HWK) und über geeignetes Ausbildungspersonal verfügen​. Bevor Sie sich also im Ausland auf die Suche machen, stellen Sie sicher, dass Sie die IHK-Bestätigung zur Ausbildungsberechtigung haben. In der Praxis konzentriert sich die Gewinnung internationaler Azubis insbesondere auf Branchen, in denen der Nachwuchsmangel groß ist – z.B. Pflege, Handwerk, Technik oder Gastgewerbe​. Aber auch in anderen Bereichen können internationale Auszubildende eingestellt werden, vom Einzelhandel bis zur IT, solange ein anerkannter Ausbildungsberuf vorliegt.

Voraussetzungen für die Vorabzustimmung (Auszubildende)

Um eine Vorabzustimmung für einen angehenden Azubi zu erhalten, müssen einige Kriterien erfüllt sein. Zunächst benötigen Sie einen konkreten Ausbildungsvertrag mit dem Kandidaten – dieser sollte bereits von beiden Seiten unterschrieben und idealerweise von der Kammer eingetragen sein​. Die Ausbildungsvergütung muss angemessen sein und den Lebensunterhalt des Azubis sichern. Als Richtwert dient hier der aktuelle Bedarf nach BAföG-Satz (§ 13 BAföG) – die Vergütung sollte also in etwa auf dem Niveau liegen, das ein deutscher Schüler/Student zum Lebensunterhalt braucht​. Praktisch bedeutet das derzeit rund 930–1000 € netto im Monat, wobei Unterkunft/Verpflegung teilweise berücksichtigt werden können. Des Weiteren muss der ausländische Bewerber die persönlichen Voraussetzungen für ein Ausbildungsvisum erfüllen. Dazu zählen in der Regel: Deutschkenntnisse von mindestens Niveau B1​, ein Schulabschluss, der im Heimatland zum Studium berechtigt (vergleichbar der deutschen Hochschulreife)​, und ein Alter, das eine Ausbildung noch sinnvoll erscheinen lässt. Eine starre Altersgrenze gibt es zwar nicht mehr, allerdings verlangen viele Auslandsvertretungen bei Azubi-Visa ein schlüssiges Konzept, wenn der Bewerber deutlich älter als 30 Jahre ist. In der Praxis liegt das Alterslimit oft bei etwa 35 Jahren​. Schließlich gilt: Keine doppelten Anträge! Die Vorabzustimmung kann nur beantragt werden, bevor der Visumantrag gestellt ist​. Hat der Bewerber bereits eigenmächtig ein Visum beantragt, ist eine Vorabzustimmung ausgeschlossen. Stimmen all diese Voraussetzungen, steht einer erfolgreichen Vorabprüfung nichts im Wege.

Schritt-für-Schritt-Prozess für die Beantragung (Ausbildungsplatz)

Als Arbeitgeber können Sie die Vorabzustimmung relativ unkompliziert selbst beantragen. Im Folgenden ein Überblick in Schritten:

1. Ausbildungsvertrag abschließen und eintragen: Haben Sie einen passenden Kandidaten gefunden, schließen Sie einen Ausbildungsvertrag. Reichen Sie diesen bei der IHK/HWK zur Eintragung ein und warten Sie möglichst die Eintragungsbestätigung ab​. (Parallel können bereits Sprachkurse etc. laufen, damit der Kandidat zügig B1 erreicht.)
2. Unterlagen für die BA zusammenstellen: Laden Sie das Formular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“von der BA-Website herunter und füllen Sie es vollständig aus​. Für einen Auszubildenden sind in der Regel keine Zusatzblätter nötig (diese betreffen Anerkennungsverfahren oder Entsendungen). Legen Sie dem Formular eine Kopie des Ausbildungsvertrags bei – idealerweise mit dem IHK-Eintragungsvermerk – sowie ggf. die Kammer-Eintragungsbestätigung. Auch eine Kopie des Reisepasses des Bewerbers und relevante Zeugnisse/Nachweise (Schulabschluss, Sprachzertifikat) sollten beigefügt werden, sofern verfügbar. Prüfen Sie, ob alles unterschrieben ist (Ausbildungsvertrag von beiden Parteien, Formular von Ihnen als Arbeitgeber).
3. Antrag online einreichen: Nutzen Sie den Upload-Service der Bundesagentur für Arbeit, um Ihren Antrag digital zu übermitteln​. Sie benötigen dazu lediglich ein Benutzerkonto bei der BA; eine qualifizierte Signatur oder Ähnliches ist nicht erforderlich. Alternativ können Sie die Unterlagen auch per E-Mail oder Post an das zuständige ZAV-Team senden​. Wichtig ist, dass der Antrag schriftlich vorliegt – formlos per Telefon geht es nicht.
4. Prüfung durch die ZAV abwarten: Die ZAV prüft nun die Unterlagen. Bei Bedarf fordert sie weitere Nachweise an, z.B. den unterschriebenen Ausbildungsvertrag im Original, falls dieser noch nicht vorlag. ​In vielen Fällen läuft die Prüfung jedoch reibungslos, wenn alle Dokumente vollständig sind.
5. Vorabzustimmung erhalten: Fällt die Prüfung positiv aus, stellt die Bundesagentur für Arbeit die Vorabzustimmung aus. Sie erhalten ein schriftliches Bestätigungsschreiben über die Zustimmung zur Ausbildung, adressiert an Sie als Arbeitgeber​. Dieses Dokument schicken Sie im Original umgehend an Ihren zukünftigen Auszubildenden im Ausland​.
6. Visumsantrag des Bewerbers: Mit der Vorabzustimmung in der Hand kann der Bewerber nun bei der deutschen Botschaft sein Ausbildungsvisum beantragen. Idealerweise war bereits frühzeitig ein Termin vereinbart worden, da Wartezeiten bestehen können​. Der Kandidat legt der Botschaft die Vorabzustimmung, den Ausbildungsvertrag, die IHK-Eintragungsbestätigung, den Sprachzertifikatsnachweis (B1) und weitere Unterlagen wie Pass, Versicherungsnachweise etc. vor​. Da die BA schon zugestimmt hat, muss die Botschaft nur noch die persönlichen Voraussetzungen prüfen (Sicherheit, Sprachkenntnis, Unterhalt etc.).
7. Erteilung des Visums: In vielen Fällen kann das Visum innerhalb weniger Wochen erteilt werden, da durch die Vorabzustimmung keine weitere Beteiligung der BA nötig ist. Der Auszubildende kann dann nach Deutschland einreisen und die Ausbildung pünktlich beginnen. Denken Sie daran, die Ausländerbehörde vor Ort ebenfalls frühzeitig zu kontaktieren zwecks Anmeldung und endgültiger Aufenthaltserlaubnis, sobald der Azubi eingereist ist.

Durch diesen Prozess lässt sich die Wartezeit bis zum Start der Ausbildung deutlich reduzieren. Die IHK München berichtet, dass eine Vorabzustimmung über das Online-Portal oftmals in ca. 2 Wochen vorliegt​ – natürlich abhängig von der Auslastung der Behörde. Wichtig ist vor allem gute Vorbereitung und rechtzeitiges Einreichen (BA-Empfehlung: mindestens 6 Wochen vor dem geplanten Visumsantrag)​

Typische Herausforderungen und Lösungsansätze 

Trotz des relativ klaren Prozesses können in der Praxis verschiedene Hürden auftreten:

• Sprachanforderungen: Viele Betriebe stellen fest, dass ihre Bewerber zwar fachlich geeignet sind, aber die nötigen Deutschkenntnisse (B1) noch nicht ganz erreicht haben. Da ohne Sprachnachweis kein Visum erteilt wird​, sollte frühzeitig in Sprachkurse investiert werden. Lösung: Planen Sie ausreichende Zeit für Sprachtraining ein oder nutzen Sie Förderprogramme für Sprachkurse im Heimatland des Bewerbers.
• Dokumente und Bürokratie: Ein häufiger Stolperstein sind unvollständige oder falsch ausgefüllte Unterlagen. Vergessen Sie z.B. nicht, dass der Ausbildungsvertrag bei der IHK eingetragen sein muss​– ein nicht eingetragener Vertrag könnte von der BA oder Botschaft angezweifelt werden. Stellen Sie auch sicher, dass alle Kopien lesbar sind und nötigenfalls übersetzt/beglaubigt (insbesondere Schulzeugnisse). Lösung: Nutzen Sie Checklisten (wie oben) und lassen Sie die Unterlagen im Zweifel von einem Experten gegenprüfen, bevor Sie den Antrag absenden.
• Timing und Fristen: Die Koordination von Ausbildungsvertrag, Kammer-Eintragung, BA-Vorabzustimmung und Botschaftstermin erfordert gutes Timing. Eine große Herausforderung ist, den Visumtermin so zu timen, dass die Vorabzustimmung schon vorliegt, aber auch nicht abläuft (6-Monats-Frist). Lösung: „Frühzeitig planen“ lautet die Devise​. Beginnen Sie viele Monate vor Ausbildungsbeginn mit der Rekrutierung. Holen Sie den Termin bei der Botschaft so früh wie möglich, oft können Termine schon gebucht werden, bevor alle Unterlagen da sind – notfalls kann der Termin verschoben werden.
• Kommunikation mit Bewerbern: Bewerber im Ausland sind mit dem deutschen Verfahren oft nicht vertraut. Es kommt vor, dass Kandidaten eigenmächtig einen Visumsantrag stellen oder lokale Berater einschalten, die andere Wege vorschlagen. Das kann die Vorabzustimmung vereiteln (s. oben). Lösung: Betreuen Sie Ihre zukünftigen Azubis eng und erklären Sie den Ablauf. Halten Sie regelmäßigen Kontakt, ggf. per Video-Calls, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Visa-Verzögerungen trotz Vorabzustimmung: In Ländern mit großem Andrang für Visaanträge (z.B. Indien, afrikanische Staaten) kann es trotz Vorabzustimmung zu Wartezeiten kommen, weil schlicht die Terminvergabe knapp ist oder Sicherheitsprüfungen Zeit brauchen. Auch Sonderregelungen wie die Westbalkanregelung können Einfluss haben – hier gibt es Kontingente, und eine Vorabzustimmung ist für Verlängerungsfälle ausgeschlossen​. Lösung: Geduld und Plan B – halten Sie ggf. Kontakt mit den Behörden, und in dringenden Fällen kann das beschleunigte Fachkräfteverfahren (§ 81a AufenthG) eine Alternative sein (siehe unten), um Priorität zu erhalten​.

Mit guter Vorbereitung und Unterstützung lassen sich diese Herausforderungen meistern, sodass Ihr internationaler Auszubildender erfolgreich und rechtzeitig in Ihre Belegschaft integriert werden kann.

Vorabzustimmung für Fachkräfte

Wenn Sie keine Auszubildenden, sondern fertig ausgebildete Fachkräfte aus dem Ausland einstellen möchten, gilt das Vorabzustimmungsverfahren grundsätzlich ähnlich. Allerdings gibt es einige Unterschiede zur Ausbildung, da hier meist eine qualifizierte Berufsausbildung oder Studium bereits vorliegt.

Unterschiede zur Vorabzustimmung für Auszubildende

Bei einer Fachkraft (im Sinne des Gesetzes jemand mit anerkannter Berufsausbildung oder akademischem Abschluss) prüft die BA neben den allgemeinen Voraussetzungen vor allem, ob die vorgesehene Stelle dieser Qualifikation entspricht und ob die ausländische Qualifikation für die Stelle geeignet ist. Für Fachkräfte gibt es keine Altersgrenze wie bei Azubis; jedoch müssen ggf. besondere Gehaltsgrenzen berücksichtigt werden. Zum Beispiel verlangt das Gesetz bei Fachkräften ab 45 Jahren ein Mindestgehalt (2024: ca. 49.830 € Jahresbrutto), um eine ausreichende Altersvorsorge sicherzustellen​. Ein weiterer Unterschied: Bei Fachkräften steht oft die Anerkennung des ausländischen Berufsabschlusses im Raum. Ist der Abschluss noch nicht anerkannt, gibt es zwei Wege: Entweder die Anerkennung wird vor der Einreise abgeschlossen (dann muss man das Anerkennungsverfahren frühzeitig anstoßen), oder man nutzt das Instrument der Anerkennungspartnerschaft. Letzteres bedeutet, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer sich vertraglich verpflichten, die fehlende Anerkennung nach Einreise nachzuholen, während der Bewerber schon arbeitet​. Für diesen Fall stellt die BA ein Formular „Zusatzblatt A“ bereit, das zusammen mit der Vorabzustimmung beantragt wird​. Hier müssen zum Beispiel eine Bestätigung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) über den Status der Qualifikation sowie gegenseitige Verpflichtungserklärungen beigefügt werden​. Die BA erteilt dann eine Zustimmung unter der Bedingung, dass die Berufsanerkennung in Deutschland nachträglich erfolgt. – Für Sie als Unternehmen bedeutet das: Die Vorabzustimmung für eine Fachkraft kann etwas umfangreichere Nachweise erfordern als bei einer Ausbildung, insbesondere was Abschlüsse und Anerkennungen angeht. Dafür profitieren Sie am Ende von einer qualifizierten Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter, der schnell einsatzbereit ist.

Welche Berufe sind besonders betroffen? 

Vom Fachkräftemangel und der Notwendigkeit, aus dem Ausland zu rekrutieren, sind einige Branchen besonders stark betroffen. An erster Stelle ist hier die Pflege zu nennen: Krankenhäuser und Pflegeheime suchen händeringend Gesundheits- und Pflegepersonal. Viele Betriebe rekrutieren bereits examinierte Pflegekräfte z.B. von den Philippinen oder aus Lateinamerika.

Auch Handwerksberufe spüren den Mangel deutlich​. Ob Elektriker, Sanitärinstallateure, Mechatroniker oder Bäcker – in zahlreichen Gewerken fehlen Fachleute, sodass Betriebe auf internationale Gesellen oder Meister setzen. IT-Fachkräfte und Ingenieure sind ebenfalls gefragt, wobei es hier mit der Blue Card EU ein gesondertes Verfahren gibt (bei sehr hohen Gehältern ist teils keine BA-Zustimmung nötig).

In der Fleischwirtschaft und Metzgereibranche zeigt sich der Mangel an Nachwuchs dramatisch: Die Zahl der Fleischereien in Deutschland hat sich seit den 2000er-Jahren von rund 19.000 auf 10.000 nahezu halbiert, was unter anderem am fehlenden Nachwuchs liegt​. Unternehmen dieser Branche gehen inzwischen neue Wege und setzen verstärkt auf Ausländer – teils in Form klassischer Fachkräfte, oft aber auch indem sie selbst ausländische Azubis ausbilden. Ein Beispiel ist die Metzgerei Freyberger, die über das beschleunigte Verfahren mehrere junge Leute aus dem Ausland an Bord geholt und intensiv betreut hat​. Generell kann man sagen: Pflege, Handwerk (inkl. Lebensmittelhandwerk) und technische Berufe sind Kernbereiche, in denen die Vorabzustimmung häufig zum Einsatz kommt, weil hier viele Fachkräfte aus Drittstaaten rekrutiert werden. Aber auch andere Bereiche wie Gastronomie/Hotellerie profitieren davon​.

Anforderungen an Unternehmen und Bewerber (Fachkräfte)

Für die Vorabzustimmung bei Fachkräften gelten im Grunde dieselben Grundvoraussetzungen wie oben beschrieben: ein konkretes Stellenangebot (Arbeitsvertrag), noch kein Visumantrag gestellt, und Einhaltung der relevanten gesetzlichen Vorgaben​. Zusätzlich sollten Sie als Arbeitgeber darauf achten, dass das Gehalt der Fachkraft branchenüblich und angemessen ist – mindestens natürlich über Mindestlohn, in vielen Fällen orientiert an Tarifverträgen oder an den Gehältern vergleichbarer deutscher Mitarbeiter. Die BA prüft im Rahmen der Zustimmung auch, ob Arbeitsbedingungen wie Lohn und Arbeitszeit lokal vergleichbar sind (Stichwort Arbeitsmarktcheck, der aber seit Abschaffung der Vorrangprüfung 2020 nur noch diese Kriterien umfasst)​. Für den Bewerber ist wesentlich, dass er eine anerkannte qualifizierte Ausbildung hat. Das heißt, eine Berufsausbildung von mindestens 2 Jahren oder ein Hochschulabschluss, der in Deutschland grundsätzlich vergleichbar ist. Wenn die Berufsanerkennung bereits vorliegt – hervorragend, dann legen Sie den Anerkennungsbescheid gleich mit vor. Falls nicht, sollten zumindest Teilergebnisse (z.B. die Einschätzung der ZAB) und ein Plan für die Anerkennung vorhanden sein. Außerdem sind je nach Beruf Deutschkenntnisse erforderlich: In technischen Berufen könnte ggf. A2 ausreichen, während in Pflegeberufen meist B2 verlangt wird (für die Berufserlaubnis als Pflegefachkraft). Diese Sprachforderungen werden zwar primär von Kammern oder Behörden gestellt, wirken sich aber indirekt auch auf die Erfolgsaussichten des Visumantrags aus. Unternehmen müssen sich zudem bereiterklären, bei der Integration mitzuwirken – was selbstverständlich ist, aber z.B. bei der Anerkennungspartnerschaft auch formal in einer Verpflichtung festgehalten wird (der Arbeitgeber verpflichtet sich, die Fachkraft bei notwendigen Qualifizierungsmaßnahmen zu unterstützen​). Zusammengefasst: Als Arbeitgeber sollten Sie einen soliden Einarbeitungs- und Qualifizierungsplan für die ausländische Fachkraft haben. Dann steht einer reibungslosen Vorabzustimmung durch die BA meist nichts im Wege.

Branchenspezifische Besonderheiten

Jede Branche hat bei der Einstellung ausländischer Azubis und Fachkräfte ihre Eigenheiten. Ein paar Besonderheiten in Pflege, Handwerk und Fleischerei wollen wir hervorheben, da hier viele Unternehmen aktiv rekrutieren.

Pflegebranche

Die Pflegebranche hat einen der größten Personalbedarfe überhaupt. Entsprechend hoch ist die Anzahl der aus dem Ausland kommenden Pflegefachkräfte und -auszubildenden. Besonderheit: Pflegefachkraft ist in Deutschland ein reglementierter Beruf – d.h. die Berufsbezeichnung und Ausübung ist an eine staatliche Anerkennung gebunden. Für Arbeitgeber heißt das: Wenn Sie bereits fertig ausgebildete Krankenpfleger oder Altenpfleger aus dem Ausland einstellen, muss deren Abschluss entweder in Deutschland anerkannt sein oder es muss über ein Anerkennungsverfahren nach Einreise gelöst werden (Anerkennungspartnerschaft). Die Vorabzustimmung in diesem Bereich erfordert daher häufig zusätzliche Dokumente, wie oben beschrieben (ZAB-Bestätigung, Sprachzertifikate B2 etc.). Viele Arbeitgeber gehen mittlerweile auch den Weg, Pflegekräfte zunächst als Auszubildende zu holen, sofern sie die formalen Voraussetzungen für die dreijährige Pflegeausbildung erfüllen. Vorteil: Die Personen lernen von Grund auf das deutsche System und erhalten am Ende einen in Deutschland anerkannten Abschluss. Nachteil: Die Ausbildung dauert drei Jahre, in denen die personelle Entlastung nur schrittweise kommt. Oft ist es aber die einzige Möglichkeit, da eine direkte Anerkennung ausländischer Pflegeabschlüsse – gerade bei Abschlüssen außerhalb der EU – schwierig und zeitaufwändig sein kann. Tipp für Pflegeunternehmen: Nutzen Sie staatliche Förderprogramme. Es gibt z.B. in einzelnen Bundesländern Fördermittel, um internationale Pflege-Azubis zu gewinnen und zu integrieren (Sprachkurse, Visa-Hilfe etc.), wie etwa die Pflege-Azubi-Richtlinie Thüringen 2024. Solche Programme können die Kosten abfedern und werden von Dienstleistern wie Power4You meist mit beantragt. Außerdem sollten Pflegeeinrichtungen die erforderlichen Sprachlevel beachten: Für die Ausbildung reicht B1, aber für die Berufszulassung als examinierte Pflegefachkraft ist i.d.R. B2 nötig – planen Sie also entsprechend Sprachunterricht ein. Die Vorabzustimmung läuft in der Pflege nach den gleichen Schritten wie oben, aber rechnen Sie mit etwas längerer Bearbeitungsdauer, da die BA die Unterlagen ggf. an die ZAV-Fachberatung Gesundheit weiterleitet. Insgesamt ist die Pflegebranche ein Vorreiter bei der Anwerbung ausländischer Azubis/Fachkräfte, sodass Behörden und Kammern hier schon relativ eingespielte Prozesse haben.

Handwerk

Im Handwerk fehlen in vielen Gewerken die Fachkräfte und Lehrlinge. Diese Branche profitiert stark von den Erleichterungen des Fachkräfteeinwanderungsgesetzes, denn nun können Handwerksbetriebe jede Art von Facharbeiter aus Drittstaaten einstellen, ohne vorher eine Vorrangprüfung durchführen zu müssen​. Zudem können auch ältere Kandidaten über 25 Jahren noch für eine Ausbildung in Frage kommen, was früher schwieriger war. Besonderheiten im Handwerk: Viele Handwerksberufe sind nicht reglementiert, das heißt ein ausländischer Geselle darf sofort arbeiten, auch wenn die formale Anerkennung seines Gesellenbriefs noch aussteht. Die BA-Vorabzustimmung prüft dann primär die Arbeitsbedingungen. Bei einigen Berufen (z.B. Elektriker, Installateure) gibt es jedoch Vorschriften bezüglich Berechtigungen – hier sollte der Arbeitgeber sicherstellen, dass der Mitarbeiter Unterweisungen erhält oder vielleicht Teilqualifikationen nachholt, um den deutschen Standards zu entsprechen. Für Handwerksbetriebe ist zudem oft die Sprache eine Herausforderung, da die Arbeitssicherheit und die Kundenkommunikation wichtig sind. Es kann sinnvoll sein, etwas mehr Zeit für Sprachkurse und Einarbeitung einzuplanen. Viele Handwerkskammern unterstützen bei der Integration internationaler Fachkräfte, etwa durch spezielle Beratungsstellen. Tipp: Nutzen Sie den Internationalen Personalservice (IPS) der BA/ZAV, der sich insbesondere auf Technik- und Handwerksbranchen konzentriert​. Dieser Service kann Ihnen passende Bewerber aus dem Ausland vermitteln und auch bei der Antragstellung (z.B. Vorabzustimmung) behilflich sein. In der Ausbildung ist das Handwerk ebenfalls aktiv: Gerade Bäckereien, Metallbauer oder KFZ-Betriebe haben erfolgreich Azubis aus Drittstaaten eingestellt. Die Abläufe für Vorabzustimmung und Visum sind dieselben; achten Sie aber z.B. darauf, dass bei praktischen Handwerks-Azubis eine Unterkunft vorhanden ist und vielleicht ein Mentor im Betrieb benannt wird, der sich kümmert – das erhöht die Erfolgsquote und reduziert Abbrüche.

Fleischereien

Die Fleischerei-Branche (Metzgereien, Schlachtbetriebe) hat in den letzten Jahren stark an Personal verloren. Nur wenige junge Leute in Deutschland wollen noch Metzger werden​. Das hat Betriebe gezwungen, nach Alternativen zu suchen. Besonderheit: Viele Betriebe setzen nun auf eigene Nachwuchsausbildung mit ausländischen Azubis. Wie das Beispiel der Metzgerei Freyberger zeigt, kann dies erfolgreich sein – das Unternehmen hat das beschleunigte Fachkräfteverfahren genutzt, um vietnamesische Auszubildende ins Unternehmen zu holen und bildet diese nun intensiv aus​. Für eine Fleischerei gelten bei der Vorabzustimmung keine anderen Regeln als in anderen Berufen, aber es gibt ein paar praktische Tipps: Sorgen Sie für eine gute Vorbereitung der Azubis – die Arbeit in einer deutschen Metzgerei ist kulturell und fachlich sehr spezifisch. Freyberger etwa bietet zusätzliche Workshops an, um den Auszubildenden Fertigkeiten beizubringen (z.B. Platten legen, Spezialitäten herstellen) und integriert sie so besser ins Team​. Auch außerhalb der Ausbildung ist Betreuung wichtig (Wohnungssuche, Integration ins Dorf/Stadtleben, etc.). Einige Behörden achten bei Metzger-Azubis besonders auf die gesundheitliche Eignung (für das Arbeiten mit Lebensmitteln) – ein Gesundheitszeugnis kann hilfreich sein. Für Fleischereien, die direkt Fachkräfte aus dem Ausland holen (z.B. Gesellen für Zerlegung oder Wurstproduktion), ist die Herausforderung oft die Anerkennung, da der Metzgerabschluss im Ausland evtl. anders gelagert ist. Hier muss im Einzelfall geprüft werden, ob es ein gleichwertiger Abschluss ist oder ob der Mitarbeiter als Helfer eingestuft wird. Empfehlenswert ist auch hier die enge Kooperation mit der Handwerkskammer. Insgesamt ist die Botschaft an Fleischereien: Scheuen Sie nicht den bürokratischen Aufwand – mit Vorabzustimmung und etwas Unterstützung können auch Sie erfolgreich Personal aus dem Ausland gewinnen und so dem Personalmangel entgegenwirken.

Bearbeitungsdauer und Kosten

Die Bearbeitungsdauer kann je nach Fall variieren. In vielen Fällen entscheidet die Bundesagentur für Arbeit innerhalb von 2–4 Wochen über den Antrag auf Vorabzustimmung​. Dies setzt voraus, dass alle Unterlagen vollständig sind und kein komplexes Anerkennungsverfahren dazwischenfunkt. Die IHK München nennt in ihrer Checkliste eine Dauer von etwa 2 Wochen für die ZAV-Vorabprüfung bei Ausbildungsvisa als realistischen Richtwert​. Allerdings empfiehlt die BA vorsorglich, den Antrag mindestens 6 Wochen vor dem Visumsantrag einzureichen​– einfach um Puffer zu haben. In einigen Fällen kann es auch länger dauern: Etwa wenn noch Nachfragen kommen oder zusätzliche Dokumente geprüft werden müssen. Ein Sonderfall sind Anträge im Rahmen der Westbalkanregelung (für Bewerber aus Albanien, Serbien, Bosnien-Herzegowina etc. über das Kontingent). Hier kann es zu erheblichen Wartezeiten kommen, da jährlich nur eine gewisse Zahl an Arbeitsvisa erteilt wird. Die BA weist darauf hin, dass es beispielsweise für einen Arbeitnehmer aus dem Kosovo passieren kann, dass die Vorabzustimmung erst nach mehreren Monaten erteilt wird, wenn das Jahreskontingent erschöpft ist​. Für normale Fachkräfte und Azubis außerhalb solcher Sonderkontingente sind derartige Verzögerungen aber unüblich. Wichtig zu verstehen: Die Vorabzustimmung ist nur ein Schritt – danach muss noch das Visum selbst ausgestellt werden. Doch dieses geht erfahrungsgemäß mit Vorabzustimmung deutlich schneller. Die deutschen Auslandsvertretungen haben zum Teil eigene Vorgaben: So soll der Visumantrag nach Erhalt der Vorabzustimmung möglichst innerhalb von 3 Wochen gestellt werden​, und die Entscheidung über das Visum fällt dann häufig innerhalb weiterer 3 Wochen. Insgesamt kann man sagen: Vom ersten Antrag auf Vorabzustimmung bis zum Visum vergehen im Idealfall etwa 2–3 Monate. Ohne Vorabzustimmung kann es leicht doppelt so lange dauern. Planen Sie jedoch immer genügend Reserve ein, da Ausnahmen die Regel bestätigen.

Welche Kosten fallen an? 

Die gute Nachricht: Die Beantragung der Vorabzustimmung bei der Bundesagentur für Arbeit ist kostenlos​. Für Arbeitgeber entstehen hier keinerlei Gebühren. Die BA betrachtet die Vorabprüfung als Teil ihres Serviceangebots. Dennoch sollten Unternehmen einige Kostenfaktoren einkalkulieren, die im Zusammenhang mit der Rekrutierung aus dem Ausland auftreten:

• Visumsgebühren: Die eigentliche Visa-Erteilung kostet derzeit 75 € (Standardgebühr für ein nationales Visum), die vom ausländischen Arbeitnehmer/Auszubildenden zu zahlen ist. Diese Kosten werden oft vom Kandidaten getragen, manchmal übernimmt sie der Arbeitgeber freiwillig.
• Beschleunigtes Fachkräfteverfahren (optional): Wenn es besonders eilt, können Sie statt nur der BA-Vorabzustimmung das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach § 81a AufenthG nutzen. Dabei übernimmt die deutsche Ausländerbehörde vor Ort die Koordination aller Schritte (einschließlich BA-Zustimmung) und stellt am Ende eine Vorabzustimmung der Ausländerbehörde aus​. Dieses Verfahren kostet 411 € Gebühren bei der Ausländerbehörde​. Hinzu kommen trotzdem die Visumsgebühr (75 €) und Kosten für beglaubigte Dokumente etc. Das beschleunigte Verfahren lohnt sich vor allem, wenn ein Mitarbeiter sehr kurzfristig gebraucht wird oder die Wartezeiten in der Botschaft extrem lang sind. In vielen Fällen reicht aber die normale Vorabzustimmung aus – zumal sie kostenlos ist.
• Übersetzungen und Beglaubigungen: Praktisch immer müssen ausländische Urkunden (Zeugnisse, Urkunden) übersetzt und teils beglaubigt werden. Diese Kosten variieren je nach Umfang der Dokumente und Sprache, schlagen aber schnell mit einigen hundert Euro zu Buche.
• Rekrutierungsdienstleister: Falls Sie einen Vermittler oder Dienstleister einschalten (z.B. für die Kandidatensuche im Ausland oder zur Abwicklung der Verfahren), entstehen natürlich entsprechende Honorarkosten. Diese können je nach Servicepaket sehr unterschiedlich ausfallen. Hier lohnt es sich zu prüfen, ob Förderprogramme einen Teil der Kosten abdecken – einige Bundesländer wie Sachsen bieten z.B. Beratungsförderung für KMU an, die internationale Azubis rekrutieren, was solche Kosten teilweise erstattet​.
• Reise- und Integrationskosten: Nicht zuletzt sollten Sie an Kosten denken wie den Flug des neuen Mitarbeiters nach Deutschland (manche Arbeitgeber übernehmen ihn), eventuelle Zwischenunterkünfte, Sprachkurse und Integrationsmaßnahmen. Zwar entstehen diese nicht durch die Vorabzustimmung, aber bei der Kalkulation internationaler Einstellungen gehören sie ins Bild.

In Summe ist die Vorabzustimmung an sich günstig und schnell zu haben – der Hauptaufwand liegt eher in der Organisation und in begleitenden Kosten. Dennoch: Verglichen mit unbesetzten Stellen oder teuren Überstunden lohnt sich die Investition in internationale Fachkräfte fast immer.

Welche Dokumente werden benötigt?

Damit Ihr Antrag auf Vorabzustimmung zügig bearbeitet werden kann, sollten Sie alle erforderlichen Dokumente vollständig einreichen. Hier eine Checkliste für Unternehmen:

• Antragsformular „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ – vollständig ausgefüllt und unterschrieben​
• Ausbildungsvertrag oder Arbeitsvertrag – unterschrieben von beiden Parteien. Bei Auszubildenden: nach Möglichkeit bereits mit IHK/HWK-Eintragungsvermerk​. Bei Fachkräften: inklusive genauer Stellenbeschreibung, Arbeitszeit und Gehalt.
• Kammerbestätigung – falls vorhanden, legen Sie die Eintragungsbestätigung der IHK/HWK zum Ausbildungsvertrag bei​. (Nicht zwingend für BA, aber es unterstreicht die Seriosität.)
• Qualifikationsnachweise des Bewerbers – z.B. Abschlusszeugnis der Schule (bei Azubis) oder Berufsabschluss/Studiums-Urkunde (bei Fachkräften). Plus ggf. Anerkennungsbescheide oder ZAB-Bewertung, wenn schon vorhanden. Falls die Dokumente nicht auf Deutsch oder Englisch sind, mit Übersetzung.
• Sprachnachweis – nicht zwingend Teil des BA-Antrags, aber für das Visum erforderlich: Zertifikat über Deutschkenntnisse (meist B1 für Ausbildung​, für Fachkräfte je nach Beruf A2–B2). Diesen können Sie dem Antrag beifügen, um zu zeigen, dass die Anforderung erfüllt wird.
• Reisepasskopie des Bewerbers – zur Identifizierung und damit die BA die Personalien hat (Name, Geburtsdatum, Passnummer).
• Zusatzformulare – falls einschlägig: z.B. Zusatzblatt A bei Anerkennungspartnerschaft (s. oben), Zusatzblatt Bbei Entsendung. Diese Formulare stellt die BA bereit​. Im Ausbildungs- oder normalen Fachkräftefall ohne Anerkennung sind keine Zusatzblätter nötig.
• Vollmacht – nur wenn ein Dritter den Antrag stellt (z.B. eine Anwaltskanzlei oder Vermittlungsagentur in Ihrem Auftrag). In diesem Fall brauchen Sie eine schriftliche Vollmacht, die Sie dem Antrag beilegen müssen​, damit die BA mit dem Bevollmächtigten kommunizieren darf.
• Sonstige Unterlagen – falls vorhanden und hilfreich: Arbeitszeugnisse früherer Arbeitgeber (insbesondere bei Fachkräften mit Berufserfahrung)​, Motivationsschreiben des Bewerbers (kommt aufs Land an, ist eher fürs Visum interessant), Nachweise zur Sicherung des Lebensunterhalts (bei Azubis evtl. Mietvertrag, wenn Unterkunft gestellt wird). Grundsätzlich fordert die BA solche Unterlagen nur bei Bedarf an, aber es schadet nicht, von sich aus ein möglichst vollständiges Paket einzureichen.

Haben Sie alle diese Dokumente parat, erhöhen Sie die Chance, dass die BA ohne Rückfragen entscheiden kann.

Häufige Fehler vermeiden

Aus der Praxis wissen wir, dass folgende Fehlerquellen immer wieder zu Verzögerungen oder Problemen führen – achten Sie daher darauf, diese zu vermeiden:

• Unvollständige Formulare: Achten Sie darauf, wirklich alle Felder im Formular auszufüllen, die relevant sind. Insbesondere Angaben zur Stelle (Berufsbezeichnung, Tätigkeit, Arbeitsort) und zum Bewerber (Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit) müssen korrekt und konsistent mit den Vertragsdaten sein. Fehlende Unterschriften sind ein „Klassiker“ – also lieber doppelt prüfen.
• Falsche Dokumente: Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Formular verwenden (für die Vorabzustimmung gibt es ein eigenes Formular; verwechseln Sie es nicht mit dem Visumantrag der Botschaft). Auch beim Ausbildungsvertrag: Nutzen Sie den von der Kammer vorgegebenen Mustervertrag und fügen Sie die Ausbildungsplan-Unterlagen bei – ein formloser Arbeitsvertrag „zur Ausbildung“ reicht nicht aus.
• Zu späte Beantragung: Einige Betriebe warten zu lange, in der Hoffnung „das regelt der Azubi schon beim Visum“. Doch wie erwähnt, muss die Vorabzustimmung vor Visumantrag vorliegen. Wenn Sie zu knapp dran sind, bleibt eventuell keine Zeit mehr dafür. Also vermeiden Sie es, erst kurz vor Ausbildungsstart aktiv zu werden. Im Zweifel lieber das beschleunigte Verfahren nutzen, wenn die Zeit drängt​.
• Kommunikationsfehler: Geben Sie im Antrag unbedingt Ihre Kontaktdaten korrekt an (inkl. E-Mail und Telefon). Die ZAV kontaktiert Sie bei Rückfragen. Manche Unternehmen übersehen E-Mails der BA oder es gibt Missverständnisse mit der beauftragten Kanzlei – hierdurch gehen Wochen verloren. Sorgen Sie intern dafür, dass eingehende Post/Emails zur Vorabzustimmung schnell bearbeitet werden.
• Visumkategorie falsch gewählt: Der Bewerber muss bei der Botschaft das korrekte Visum beantragen (z.B. „Visum zum Zweck der Ausbildung“ nach §16a AufenthG, oder „Erwerbstätigkeit als Fachkraft“ nach §18a/b AufenthG). Die Vorabzustimmung hilft nur, wenn Visum und Zustimmung zusammenpassen. Dieser Punkt ist meist für den Bewerber relevant, aber informieren Sie Ihren Kandidaten vorsichtshalber darüber, welches Visum er beantragen soll – nämlich genau das, was auch auf der Vorabzustimmung steht (oft steht dort der paragrafische Aufenthaltszweck).

Wenn Sie diese Fehler vermeiden, haben Sie schon viel gewonnen. Im Zweifelsfall ziehen Sie einen erfahrenen Partner hinzu, der solche Verfahren regelmäßig begleitet.

Wie Power4You helfen kann

Die bürokratischen Prozesse rund um die Vorabzustimmung und die Einstellung internationaler Fachkräfte können komplex wirken – doch Sie müssen das Rad nicht neu erfinden. Power4You steht Unternehmen hierbei als erfahrener Dienstleister zur Seite. Aber wer oder was ist Power4You?

Power4You – Ihr Partner für internationale Fachkräfte

Power4You ist ein Beratungs- und Vermittlungsunternehmen, das sich auf die Gewinnung von Auszubildenden und Fachkräften aus dem Ausland spezialisiert hat. Wir kennen die Herausforderungen, vor denen deutsche Unternehmen stehen, wenn sie internationales Personal einstellen möchten – von der Kandidatensuche über Behördengänge bis zur Integration. Unsere Mission ist es, Ihnen maßgeschneiderte Lösungenzu bieten, damit Sie schnell und sicher die Mitarbeiter finden, die Sie brauchen, und diese langfristig im Unternehmen halten.

Unsere Dienstleistungen für Ihr Unternehmen

Konkret kann Power4You in jeder Phase unterstützen: Bereits bei der Anwerbung identifizieren wir passende Kandidaten im Ausland und prüfen ihre Qualifikationen und Sprachkenntnisse. Im nächsten Schritt begleiten wir Sie durch den Visa- und Vorabzustimmungsprozess. Wir übernehmen auf Wunsch die Zusammenstellung aller nötigen Dokumente, füllen Formulare korrekt aus und kümmern uns um die Kommunikation mit der Bundesagentur für Arbeit sowie den Auslandsvertretungen. Sollte ein beschleunigtes Fachkräfteverfahren sinnvoll sein, koordinieren wir auch die Zusammenarbeit mit der Ausländerbehörde und sorgen dafür, dass alle Fristen eingehalten werden. Dabei agieren wir stets transparent und in Absprache mit Ihnen. Power4You kennt zudem die branchenspezifischen Anforderungen: Wir haben Erfahrung in der Pflegebranche und wissen, worauf bei Anerkennungsverfahren zu achten ist; wir verstehen die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben und Fleischereien und können kulturelle Unterschiede überbrücken. Nach der erfolgreichen Visa-Erteilung hört unser Service nicht auf – wir unterstützen Ihre neuen Mitarbeiter bei Bedarf auch bei der Integration: von der Flughafenableitung über Wohnungsorganisation bis hin zu Mentorenprogrammen im Betrieb​. Denn uns ist wichtig, dass sowohl Sie als Arbeitgeber als auch die internationalen Fachkräfte langfristig zufrieden sind – ein Win-Win für alle Seiten.

Vorteile für Ihr Unternehmen 

Wenn Sie mit Power4You zusammenarbeiten, profitieren Sie von schnelleren Prozessen, weniger Verwaltungsaufwand und einer höheren Erfolgsquote. Sie vermeiden typische Fehler im Antragsverfahren und sparen interne Ressourcen, da wir uns um die Details kümmern. Zudem bleiben Sie immer auf dem Laufenden über aktuelle Fördermöglichkeiten und Gesetzesänderungen – wir informieren Sie z.B. über regionale Förderprogramme (wie in Thüringen oder Sachsen) und unterstützen bei der Antragstellung für solche Zuschüsse, damit Ihnen keine Gelder entgehen, die Ihnen zustehen. Kurz: Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, wir managen die internationale Personalgewinnung.

Power4You hat bereits zahlreiche Unternehmen erfolgreich dabei unterstützt, internationale Auszubildende und Fachkräfte einzustellen. Gern helfen wir auch Ihnen, die Chancen der globalen Rekrutierung voll auszuschöpfen – schnell, rechtssicher und effizient.

Fazit

Die Einstellung von Fachkräften und Auszubildenden aus dem Ausland mag herausfordernd erscheinen, doch mit dem richtigen Wissen und Partnern an der Seite wird sie zu einer großen Chance. Nutzen Sie die Vorabzustimmung, um Ihren zukünftigen Mitarbeitern den Weg zu ebnen – und zögern Sie nicht, sich Unterstützung zu holen. Power4You steht bereit, um Sie durch jeden Schritt dieses Prozesses zu führen.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um ein unverbindliches Beratungsgespräch zu vereinbaren. Gemeinsam analysieren wir Ihren Bedarf und zeigen Ihnen die nächsten Schritte auf, damit Ihre internationalen Fachkräfte schnellstmöglich bei Ihnen durchstarten können.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage und darauf, Ihr Unternehmen bei der internationalen Fachkräftegewinnung zu unterstützen!